Pernah bertanya-tanya bagaimana melayani tiga pelanggan sekaligus tanpa pelanggan gelisah?

Jika Anda pernah memegang pekerjaan di layanan pelanggan, Anda tidak diragukan lagi telah ditempatkan di posisi di mana Anda merasa Anda harus "multi-tugas" layanan dengan banyak orang. Mungkin seseorang berjalan ke meja depan, ketika telepon berdering, dan panggilan lain masuk tepat di belakangnya.

Hei, kamu tidak bisa mencegah situasi ini. Jadi, mari kita belajar cara mengatasinya. Berikut adalah beberapa kiat untuk menangani beberapa pelanggan sekaligus.

Cara terbaik untuk melayani banyak pelanggan secara bersamaan tergantung pada apakah pelanggan ini menelepon di telepon atau masuk ke kantor Anda. Bagaimanapun juga, dalam skenario apa pun, setiap pelanggan layak diperlakukan dengan hormat dan merasa bahwa bisnisnya penting bagi organisasi Anda.

Sebagai aturan umum, seseorang yang masuk ke kantor Anda lebih diutamakan daripada panggilan telepon. Jika Anda menerima panggilan telepon saat bekerja dengan seseorang secara langsung, biarkan panggilan masuk ke voicemail atau ambil panggilan, dapatkan nomor telepon pemanggil, dan panggil orang itu kembali setelah Anda selesai membantu orang di kantor Anda.

Jika beberapa orang datang ke kantor Anda, cobalah untuk menangani mereka dalam urutan di mana mereka masuk, tetapi sangat penting untuk melakukan kontak mata dengan semua orang yang menunggu Anda dan memberi tahu mereka bahwa Anda akan bersama mereka segera.

Saat melakukan juggling beberapa panggilan telepon sekaligus, yang terbaik adalah menyelesaikan satu panggilan sebelum memulai panggilan berikutnya. Jika Anda memiliki kebebasan untuk menjawab panggilan sesuai keinginan Anda, sebaiknya selesaikan dengan satu pemanggil (dan masukkan catatan dalam basis data pelanggan, jika posisi Anda memerlukan ini) sebelum memulai panggilan berikutnya. Tidak ada yang lebih mengganggu orang daripada mendengar seseorang menjawab, "Terima kasih telah menghubungi Arsip dan Catatan; tolong pegang tolong?" Selain membuat orang di telepon bertanya-tanya mengapa Anda mengambil garis ketika Anda tidak siap untuk membantu / nya, Anda akan melanggar kelangsungan panggilan pertama dan membuat panggilan itu memakan waktu lebih lama, sehingga memperburuk penelepon pertama Anda.

Karena ada banyak sumber daya online tentang hal ini, saya sangat menyarankan untuk meneliti metode lain, khususnya pelatihan keterampilan komunikasi dan David Allen Teori GTD.